Pourquoi les chiropraticiens manquent des appels
Bien des cliniques de chiropratique sont petites. Souvent, c'est un ou deux chiropraticiens et une personne à l'accueil qui s'occupe aussi de la facturation, des demandes de radiographies et du patient qui attend au comptoir. Les ajustements sont courts et fréquents : la clinique est occupée par vagues, et c'est justement à ces moments-là que le téléphone sonne.
Quand le chiropraticien travaille seul pendant une partie de la journée, il n'y a personne pour répondre. Les patients qui ont mal au dos ne veulent pas laisser un message et attendre. Ils veulent savoir quand on peut les voir.
Ce que coûte un appel manqué
Un nouveau patient en chiropratique commence habituellement par un examen, puis vient régulièrement pendant une période de soins. Chaque appel de nouveau patient vaut donc bien plus qu'une seule visite. La personne qui a mal et tombe sur la boîte vocale appelle généralement une autre clinique, et elle restera probablement avec celle qui la voit en premier.
Les patients actuels comptent tout autant. Les plans de soins reposent sur des visites régulières, et le patient qui a du mal à reprendre rendez-vous finit par décrocher. Rendre la réservation et les changements faciles par téléphone, à toute heure, aide les patients à rester sur la bonne voie.
Entrez vos chiffres dans le calculateur d'appels manqués pour voir ce que les appels sans réponse coûtent à votre clinique.
Ce qui compte le plus pour les chiropraticiens
- Réservation rapide des nouveaux patients : la personne qui a mal obtient une heure dès le premier appel, pas un rappel le lendemain.
- Nouveaux rendez-vous faciles : déplacer une visite prend un court appel, à toute heure, ce qui aide les patients à suivre leur plan de soins.
- Signaux d'alarme : les symptômes graves reçoivent tout de suite la consigne d'aller chercher des soins d'urgence. Elle ne donne jamais de conseil clinique.
- Des résumés entre deux patients : lisez chaque appel en quelques secondes entre deux ajustements. Voir les résumés par texto et courriel.
La configuration pour une clinique de chiropratique
Pour la plupart des cliniques, la configuration couvre :
- L'examen des nouveaux patients : sa durée, ce qu'il comprend, et quoi porter ou apporter.
- Les règles de réservation des visites régulières, y compris combien de temps à l'avance on peut réserver et si on peut réserver plusieurs visites d'un coup.
- Les prix et les modes de paiement, et si vous faites la facturation directe.
- La formulation des signaux d'alarme : les symptômes qui doivent toujours mener à la consigne d'aller chercher des soins d'urgence, approuvée par vous.
- La politique sans rendez-vous, si vous acceptez les patients sans rendez-vous.
Une bonne habitude : relisez vos résumés d'appels chaque semaine pour repérer les questions auxquelles la réceptionniste n'a pas pu répondre. Chacune se règle habituellement en ajoutant une phrase dans le tableau de bord, et en quelques semaines, presque tous les appels sont traités du début à la fin.
Compatible avec vos outils
Wirepilot AI réserve dans Clinicko, Google Agenda, Outlook, Acuity Scheduling, Calendly ou Square Appointments : l'horaire que vous utilisez déjà reste votre seule source de vérité. Les résumés arrivent par texto et par courriel. À partir de Growth, des intégrations sur mesure peuvent relier les autres outils que vous utilisez.
Vie privée et limites cliniques
La réceptionniste s'occupe du travail téléphonique de l'accueil : rendez-vous, heures, directions, questions de facturation et messages. Elle ne donne jamais de conseil médical, ne pose aucun diagnostic et ne dit jamais à un appelant quel traitement il lui faut.
- Les appelants qui décrivent une urgence sont invités à composer le 911 ou à se rendre à l'urgence la plus proche.
- Les questions cliniques deviennent un message pour votre équipe, marqué pour un rappel.
- Elle demande seulement ce qu'il faut pour réserver, comme le type de rendez-vous, et non une description des symptômes.
- Les enregistrements, transcriptions et résumés ne sont visibles que par les utilisateurs de votre compte.
Vous avez des exigences particulières en matière de confidentialité? Posez-nous vos questions avant de vous inscrire : on vous répond par écrit. Voir comment les données d'appel sont traitées.
