Santé · Cliniques médicales
Wirepilot AI répond au téléphone des cliniques de médecine familiale, sans rendez-vous et spécialisées. Elle prend et déplace les rendez-vous, prend des messages structurés pour les renouvellements et les résultats, répond aux questions sur les heures et les services, et transmet tout ce qui est clinique à votre équipe. Elle ne donne jamais de conseil médical.
Votre forfait commence après 7 jours, à moins que vous annuliez. Annulez en tout temps dans votre tableau de bord.
Votre clinique médicale
Prise de rendez-vous
Appelant : Une personne déjà inscrite veut voir son médecin de famille cette semaine pour un problème qui persiste.
Réceptionniste : Votre médecin a des disponibilités mercredi à 10 h 40 ou vendredi à 14 h 20. Laquelle préférez-vous?
Essayez : demandez un rendez-vous avec votre médecin de famille, ou demandez si la clinique prend des sans-rendez-vous aujourd'hui.
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Le téléphone d'une clinique médicale sonne dès l'ouverture. Les patients appellent pour un rendez-vous, pour savoir si la clinique prend des sans-rendez-vous aujourd'hui, pour un renouvellement d'ordonnance, un résultat, un billet médical ou pour savoir si le médecin est là. Beaucoup de ces appels sont simples, mais chacun retire un membre du personnel du comptoir où des patients attendent.
Résultat : de longues attentes, des signaux occupés et des boîtes vocales pleines. Les patients s'impatientent, le personnel est constamment interrompu, et certains patients finissent à l'urgence ou dans une autre clinique pour quelque chose qui n'exigeait ni l'un ni l'autre.
Pour une clinique, un appel manqué coûte de plusieurs façons. Un rendez-vous non comblé est un revenu perdu qu'on ne récupère pas plus tard dans la journée. La personne qui n'arrive pas à joindre la clinique pour un renouvellement ou un rendez-vous se tourne vers le sans-rendez-vous ou l'urgence. Et le personnel qui passe la matinée à retourner des messages vocaux ne fait pas le reste de son travail.
Il y a aussi l'expérience patient : une clinique difficile à joindre s'en fait une réputation, et les nouveaux patients choisissent en conséquence.
Beaucoup de cliniques séparent les files de messages : renouvellements dans une boîte, formulaires dans une autre, facturation dans une troisième. Le personnel peut ensuite les traiter en lot entre deux patients.
La réceptionniste s'occupe des appels de rendez-vous et d'administration. Elle ne donne jamais de conseil médical. Les appelants qui décrivent une urgence (douleur à la poitrine, difficulté à respirer, etc.) sont invités à composer le 911 ou à se rendre à l'urgence immédiatement. Les questions cliniques deviennent des messages pour votre équipe. Elle recueille seulement ce qu'il faut pour réserver : le type de rendez-vous, pas une description des symptômes.
Les enregistrements, transcriptions et résumés ne sont visibles que par les utilisateurs de votre compte. Si votre clinique a des exigences particulières, posez-nous vos questions avant de vous inscrire.
Tous les forfaits incluent le français, l'anglais et plus de 30 autres langues pour les appels de rendez-vous et d'administration. Elle ne remplace pas un interprète pour une conversation clinique.
Des situations réelles, et exactement ce que dit et fait Wirepilot AI. Les noms, prix et heures sont des exemples.
L'appelant : Une personne déjà inscrite veut voir son médecin de famille cette semaine pour un problème qui persiste.
« Votre médecin a des disponibilités mercredi à 10 h 40 ou vendredi à 14 h 20. Laquelle préférez-vous? »
Ce qu'elle fait : Réserve le type de rendez-vous prévu pour ce médecin, confirme l'heure pendant l'appel et note le motif général de la visite (pas le détail des symptômes).
L'appelant : A besoin du renouvellement d'un médicament habituel avant la semaine prochaine.
« Je vais transmettre la demande à la clinique. Puis-je avoir votre nom complet, votre date de naissance, le nom du médicament et votre pharmacie? »
Ce qu'elle fait : Prend une demande structurée et l'envoie à la file des renouvellements de l'équipe, dans le résumé par texto et courriel. Elle n'approuve ni ne refuse jamais un renouvellement.
L'appelant : Demande si la clinique reçoit des patients sans rendez-vous aujourd'hui.
« Nous recevons les patients sans rendez-vous jusqu'à 16 h aujourd'hui. L'attente varie, alors je vous suggère d'arriver tôt. Vous pouvez aussi prendre un rendez-vous le jour même s'il en reste. »
Ce qu'elle fait : Répond à partir des heures de sans-rendez-vous que vous tenez à jour dans le tableau de bord, et offre un rendez-vous quand vos règles le permettent.
L'appelant : Dit avoir une douleur à la poitrine et de la difficulté à respirer.
« Raccrochez et composez le 911 maintenant, ou faites-vous conduire à l'urgence la plus proche. Vous avez besoin de soins urgents. »
Ce qu'elle fait : Donne la consigne d'urgence immédiatement, ne tente pas de réserver et signale l'appel comme urgent à votre équipe.
L'appelant : Veut savoir si ses résultats de prise de sang sont arrivés.
« Je n'ai pas accès aux résultats, mais je vais dire à la clinique que vous avez appelé. L'équipe vous contactera si le médecin doit en discuter avec vous. »
Ce qu'elle fait : Prend un message avec les coordonnées de la personne et le numéro où la rappeler, selon la politique de votre clinique sur les résultats.
Le forfait idéal
500 minutes incluses, puis 0,40 $/min · 1 emplacement
Tous les forfaits incluent toutes les fonctionnalités. Ils varient selon les minutes, les emplacements et l'accompagnement.
Growth convient à la plupart des cliniques : 500 minutes pour un téléphone qui sonne dès l'ouverture, une configuration faite pour vous et un gestionnaire de compte dédié. Les cliniques à deux emplacements devraient regarder Pro.
Jamais. Elle s'occupe des appels de rendez-vous et d'administration. Les questions cliniques deviennent des messages, et les urgences sont dirigées vers le 911 ou l'urgence.
Elle prend une demande structurée (renseignements du patient, médicament, pharmacie) et l'envoie à votre équipe. Votre équipe clinique décide de chaque renouvellement.
Ça dépend du dossier médical électronique. Beaucoup de cliniques utilisent la réceptionniste pour les demandes de rendez-vous et les messages que le personnel saisit ensuite dans le DME. À partir de Growth, on peut bâtir des intégrations sur mesure, et avec Pro, des connexions API à vos propres systèmes. Parlez-nous du vôtre.
Oui. Transférez seulement les appels auxquels votre personnel ne répond pas, et les appels hors heures.
Oui. Vous choisissez quels appels sont transférés au personnel, et quand. Tout le reste devient un message.
Les données d'appel ne sont visibles que par les utilisateurs de votre compte, et par notre équipe de soutien au besoin. Consultez sécurité et confidentialité, et posez-nous vos questions sur les exigences particulières de votre clinique avant de vous inscrire.
Oui. Chaque professionnel peut avoir ses propres types de rendez-vous et disponibilités.
On configure votre réceptionniste avec vous, gratuitement. Essayez-la 7 jours, ou réservez 20 minutes et on vous la montre avec vos propres appels.
Votre forfait commence après 7 jours, à moins que vous annuliez. Annulez en tout temps dans votre tableau de bord.
