Sécurité et confidentialité

En bref

Votre réceptionniste IA traite les appels de vos clients, donc leurs renseignements personnels. Nous considérons que ces renseignements vous appartiennent : nous les utilisons pour faire fonctionner votre service, nous ne les vendons pas, et c'est vous qui décidez de ce qui est conservé.

Ce que la réceptionniste recueille

À chaque appel, la réceptionniste peut enregistrer et traiter :

• Le numéro de téléphone de l'appelant, ainsi que l'heure et la durée de l'appel.
• Un enregistrement et une transcription écrite de la conversation.
• Les renseignements que l'appelant fournit, comme son nom, ses coordonnées, la raison de son appel et les détails du rendez-vous.
• Un résumé de l'appel, qui vous est envoyé par texto et par courriel.

Elle ne demande que ce qui est nécessaire à la tâche que vous avez configurée, comme prendre un rendez-vous ou un message. C'est vous qui décidez des questions qu'elle pose.

Pourquoi ces renseignements sont recueillis

Nous traitons les données d'appel pour répondre aux appels et les acheminer, prendre des rendez-vous, vous envoyer des résumés et des alertes, afficher les appels dans votre tableau de bord et améliorer la façon dont votre réceptionniste répond à vos appelants. Nous n'utilisons pas les renseignements de vos appelants pour leur faire de la sollicitation, et nous ne les vendons pas.

Qui peut les voir

• Vous et les utilisateurs que vous invitez dans votre tableau de bord.
• Notre équipe de soutien : le personnel autorisé de Wirepilot AI peut accéder à votre tableau de bord, y compris aux enregistrements et aux transcriptions d'appels, uniquement pour configurer, soutenir et dépanner votre réceptionniste.
• Les fournisseurs de services qui hébergent et exploitent le service (par exemple l'hébergement infonuagique, la téléphonie, la reconnaissance vocale et l'envoi de messages), en vertu de contrats qui limitent l'utilisation des données à la prestation du service.

Informer les appelants de l'enregistrement

Les appelants devraient savoir quand un appel est enregistré. Votre message d'accueil peut comprendre un court avis, comme « Cet appel peut être enregistré afin de mieux vous servir. » Nous vous aiderons à le formuler lors de la configuration. Si votre secteur a ses propres règles en matière d'avis ou de consentement, dites-le-nous et nous adapterons le message d'accueil.

Conservation et suppression

Les enregistrements, les transcriptions et les résumés sont conservés selon vos paramètres. Vous pouvez choisir de ne pas conserver les enregistrements et les transcriptions dans votre tableau de bord. Vous pouvez aussi nous demander de supprimer des enregistrements, des transcriptions ou les renseignements d'un appelant en particulier. Si un appelant vous demande de supprimer ses renseignements, transmettez la demande à privacy@wirepilotai.ca et nous vous aiderons à y répondre. À la fermeture de votre compte, nous supprimons ces renseignements dans un délai de 90 jours, sauf si la loi nous oblige à les conserver plus longtemps.

Mesures de sécurité

• Les données sont chiffrées en transit.
• L'accès au tableau de bord exige une connexion, et il est limité aux utilisateurs de votre compte.
• L'accès de notre équipe est limité à ce qui est nécessaire pour vous soutenir.

Lieu d'hébergement des données

Les tableaux de bord des clients, les enregistrements d'appels, les transcriptions et les résumés sont hébergés au Canada. Certains fournisseurs qui nous aident à offrir le service, notamment pour le traitement du langage par IA, la téléphonie, l'envoi de courriels et l'analyse de notre site Web, peuvent traiter des renseignements à l'extérieur du Canada, y compris aux États-Unis.

Certifications et conformité

Nous ne faisons aucune déclaration de certification ou de conformité sur ce site tant qu'elle n'est pas confirmée par écrit. Si votre organisation a des exigences précises (par exemple pour une clinique de santé), écrivez-nous et nous y répondrons par écrit avant votre inscription.

Cliniques de santé

Pour les cliniques, la réceptionniste traite les appels liés aux rendez-vous et à l'administration : réservations, heures d'ouverture, itinéraire, questions de facturation et messages. Elle ne donne jamais de conseils médicaux, ne pose jamais de diagnostic et ne dit jamais à un appelant quel traitement il lui faut. Les appelants qui décrivent une urgence se font dire de composer le 911 ou de se rendre à l'urgence la plus proche, et vous pouvez faire transférer les appels urgents à votre personnel.

Nous recommandons de garder les détails cliniques hors des questions de la réceptionniste. Par exemple, « motif de la visite : nettoyage » plutôt qu'une description des symptômes.

Le site Web et la démo en direct

Notre site Web n'utilise des témoins d'analyse et de publicité que si vous les acceptez. La démo vocale en direct n'utilise votre microphone que pendant que vous lui parlez, après que vous avez cliqué sur « Start talking ». Consultez notre politique de confidentialité pour en savoir plus.

Questions et demandes

Écrivez à privacy@wirepilotai.ca pour toute question sur la protection des renseignements personnels ou toute demande d'accès ou de suppression. Consultez aussi notre politique de confidentialité et nos conditions d'utilisation.